各学院：

学籍档案和合影照片是学生在校期间学习生活的真实记载，是考研考博、学历认证、部队提干、出国留学、补办学历证书、补充个人档案等事项重要的依据性材料，关系到毕业生的切身利益，对于个人的发展和工作生活起到至关重要的作用，是需要永久保存的重要档案。为加强学校档案管理，保证毕业生学籍档案的完整性，请各学院将2021届毕业生学籍档案和合影照片整理归档，学籍档案信息条目著录“皇冠手机登录官网档案数字管理系统”，按照规定时间内移交。具体要求如下：

1、毕业生学籍档案和合影照片纸质档案。按照《皇冠手机登录官网学籍档案整理要求》、《皇冠手机登录官网毕业生合影照片整理要求》，整理2021届毕业生学籍档案及合影照片纸质版。

2、学籍档案信息录入。各学院兼职档案员登录学校智慧校园门户，进入档案系统，参照《学籍档案著录流程》《学籍档案著录操作视频》《2021届各学院毕业班级卷号、盒号一览表》，将整理完整的毕业生学籍档案录入“皇冠手机登录官网档案数字管理系统”。

3、移交时间。各学院兼职档案员于11月1日之前完成2021届毕业生学籍档案的整理以及信息条目的著录，11月1日-11月5日集中向档案馆移交2021届毕业生学籍档案和合影照片的纸质和电子版。

附件1：皇冠手机登录官网学籍档案整理要求.docx

附件2：皇冠手机登录官网毕业生合影照片整理要求.docx

附件3：学籍档案著录流程.docx

附件4：学籍档案著录操作视频.mp4

附件5：2021届各学院毕业班级卷号、盒号一览表.xls